招標基礎構思腦力激盪
設計遊學團招標不妨花多一點時間，構思一下以下的流程，令你的招標過程更輕鬆
1. 主題
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遊學團的主題是什麼? 想達到什麼目的？
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主題可以包羅萬有：如歷史探索，文化考察，生涯規劃，地理地質，職業體驗，環保生態，高新科技，金融商業，藝術體育，社會公益等等
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提供遊學團的主題有助遊學機構為你設計最適合的行程景點
例: 此遊學團的主題是探索當地STEM教育發展
3. 人數
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遊學團預計多少位師生參加?人數多可以攤分部份成本，例如旅遊巴成本，司陪費和學習課程的講師費，但人數多可以機票費用增加，或需要分散航班。
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最適宜的人數是40人的倍數，剛好一部旅遊巴士可以容納所有人和行李。
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內地有55-60座超大型旅遊巴士，人可坐滿，但行李箱容納不了這麼多行李。行李擺上通道會產生隠性危險。
小貼士: 教育局遊學指引遊學團每名領隊不宜帶領多於10名學生，該領隊不限於教職員，學校可委任校友，家長或旅行社的領隊。
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如選擇乘坐飛機:
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有沒有指定航空公司?
例：需搭乘國泰港龍航空或中國南方航空。
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有沒有指定航班？
例：最好搭乘ABC111航空或BCD222航空
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有沒有指定出發及回程時間?
例如：需於中午12點前抵達當地，回程於下午6點前抵達香港
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是否指定要直航?
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2. 目的地
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香港是國際交通樞紐，基本上可以到全世界遊學
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熱門遊學地點：中國大陸（大灣區和各省市），台灣，日本，韓國，新加坡，馬來西亞，澳洲，新西蘭等
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長線遊學地點：英國，法國，德國，克羅地亞，美國，加拿大等等
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新興遊學地點：緬甸，柬埔寨，哈薩克斯坦，埃及，伊朗，肯尼亞等等
小貼士: 不同地區的成本有所不同，長線或新興遊學地區的遊學成本未必很高，費用貴在機票。
4. 預算
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預先計劃好預算，可以按預計人數規劃。
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根據教育局《學校招標及採購程序指引》50,000元以下招標邀請最少兩個口頭報價；50,000元以上至200,000元招標則需要邀請最少五個書面報價；200,000元以上招標邀請最少五名供應商投標。事實上，學校招標程序中的書面報價，程序要求與招標是一樣的。兩者均需要由學校發出邀請書面報價通知相關承辦機構，然後再指定日期前回信，確認承辦內容。唯一分別是書面報價可由校長決定，如超過港幣20萬元的招標程序則需要由開標委員會處理。
小貼士: 預算可以把下列項目總和便可以計算出來。
如選擇乘坐高鐵:
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有沒有指定班次?
例：G1111
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有沒有指定指定的出發及回程時間?
例：需於中午12點前抵達當地，回程於下午6點前抵達香港
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指定要直達嗎?
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有其他要求嗎?
常見有 例: 盡量安排同一車卡；二等座。
5. 當地交通
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旅遊巴最少要多少座位？
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車齡最多是？
例:當地旅遊巴需不少於45座，5年內新車。
6. 行程或景點:
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列出心目中一定要去及可能會去的景點
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參觀內容要求
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學習課程，或工作坊
例: 行程需包含長城，故宮及天安門；一間科技企業參訪；AA姊妹校（由學校自行安排），其他行程由投標者建議
7. 餐飲
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遊學公司需包辦遊學團的餐飲服務還是學校自行安排餐飲項目?
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遊學公司需包辦多少餐?
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需要安排自費餐飲的節目?
小貼士: 遊學團到夜市觀察社會民生，可以不用當日晚餐。當然要注意衛生。
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點菜將以團餐方式或以獨立點菜的形式?
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有沒有指定餐廳?
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需不需要當地特色餐?
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有沒有參加者有特殊餐飲要求? (如食物敏感/宗教理由)
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其他需要?
小貼士: 習慣是一桌10位，不足10位則需要補餐費.
8. 住宿
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有沒有心目中的特定酒店?
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酒店最低星數是?
小貼士: 通常住3星酒店
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全程需同一間酒店嗎?
小貼士: 通常按二人一房計算住宿費，單人房差則需要付1.5倍的住宿費
9. 領隊及導遊
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遊學公司是否需要提供領隊及導遊?
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領隊及導遊可以要求有性別要求?
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領隊需要提供無性罪行記錄
小貼士: 遊學機構需要安排領隊及導遊各一位。可以要求女性領隊以方便照顧女學生
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10. 保險
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需要遊學公司購買旅遊團體保險嗎?
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有指定的保險公司嗎?
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有指定的旅遊保險計劃嗎?
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有指定的保險最高保障金額嗎?
11. 行前會
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遊學公司需要到學校舉辦行前會嗎?
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有沒有指定時間舉辦行前會?
例: 遊學公司需在出發前兩個星期內舉辦行前會
12. 簽證
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遊學公司是否有需要為學生辦簽證服務?
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有那些學生需要辦簽證?